【レビュー】Googleで学んだ超速パソコン仕事術: 誰でもすぐに使える業務効率化のテクニック81

本書は『Googleで学んだ 超速 パソコン仕事術Googleで学んだ 超速 パソコン仕事術』となっておりますが、筆者、井上 真大氏が新卒でGoogle本社に入社した際でGoogle内で、Google社員として学んだ書籍となるでしょう。


フルカラー印刷での多数のWindows作業画面と作業手順でパソコンの基本的な操作からインターネットに接続される状況からのスタートですが、
「デスクトップ画面の整理」や「文字入力の基本技術」などの基本から学ぶことができます。

掲載されている作業はWindowsで実行されるため、残念ながら多くのページはMacユーザーが利用することはありあmせんが、Google検索の使用方法と第5章のプレゼンテーション章はは、OSに関係なく利用できる内容です。
パソコンを用いて作業をするにあたり、皆さんはどのくらいテクニックを知っているでしょうか。いちいち面倒だと思いながらやっていることも、本書を通して一瞬で終えることができるかもしれません。そのようにして作り出した時間を他の作業に回したり、休憩に使うことでより効率的に作業が可能になるのです。

本書は、「誰でも」「すぐに」できる、元Google社員である井上真大氏著書のパソコン仕事術についての本です。どこでも通用するビジネススキルを身につけるために、ショートカットキーや、環境設定といった時短につながる基本操作や、情報収集、管理力を10倍高めるブラウザの活用法など全81項目のテクニックが書かれており、仕事でパソコンを使っている人はもちろん、パソコン業務について自身がない人、自分に必要なパソコン技術を習得したい人にも読んでもらいたい一冊になっています。

井上氏は、大学院修了後、日本人で初めて新卒でGoogle本社にエンジニアとして採用され、そこで時短術を活用し、社内で高い評価を得ました。その後、パートナーと立ち上げたベンチャー企業でCEOとしてビジネスをしています。本書はそうしたビジネスマンとエンジニアという珍しい両側面をもつ人によって書かれ、ビジネスマンの役に立つ術を、エンジニアとしての知識や情報から必要な部分だけ抜き出されているため、実際に使えないような小難しいテクニックは一切なく、比較的簡単で、しかもビジネスに使えるものがピックアップされています。

本書では、デスクトップ画面をゴミ箱のみにすることが最短の第一歩であると書かれています。これは、他のソフトやアプリを開いていて、デスクトップにあるフォルダ等がクリックできないという状態を改善するための準備であり、このなにもない状態から目的のものに一瞬でアクセスすることが最短への鍵になります。

井上 真大 (著)
出版社: SBクリエイティブ (2019/8/10)、出典:出版社HP

はじめに

この本を手に取っていただきありがとうございます!初めまして、著者の井上真大と申します。
この本は誰のための本なのか、どういった内容なのか
唐突ですが、この本はPCオタクになるための本でもなければ、実際の業務では使えないような小難しいテクニックを集めた本でもありません。

あくまで、ビジネスパーソンによるビジネスパーソンのための本です。
実は私自身はもともとソフトウェアエンジニアという仕事をしていました。今やその名前を知らない人はいないと思いますが、アメリカにあるGoogle本社で日本人の新卒第一号としてキャリアを歩んできました。

従って、私自身は大変な技術オタク(笑)であると思います。一方でそれは裏を返せば、一般的なビジネスパーソンより遥かにPCやインターネットに関する知識や情報に精通しているということでもあります。ですが、この本では難解なテクニックは一切載っていません。
今は、私はパートナーと立ち上げたベンチャー企業でCEOとしてビジネスをしています。つまり、今はビジネスマンです。

ビジネスマンとしてビジネスマンの役に立つ術を、エンジニアとしての知識や情報から必要なだけ抜き出したのがこの本です。
ビジネスマンとエンジニアという珍しい両側面を持った人間だから書けた本だと思っています。どうか、手にとって楽しんでみてください。

なお、本書の9章で、Googleで実際に行われていた時短術、働き方を掲載しています。良ければそちらもあわせてご覧ください。
そもそも時短とはなにか、時短によって何が得られるか。皆さんは時短と聞いて何を思い浮かべるでしょうか。残業しないで仕事を切り上げて定時で帰る、忙しいのでバスを待たずにタクシーでオフィスに戻る、などなど色々あると思います。

ただ、そのどれにも共通するのは、それ自体が目的というよりは、自分の余暇の時間を増やすであったり、別の仕事をする時間を増やすためであったりの手段に過ぎないということです。
そうです、時短は時間を作り出すための術なのです。また、あなたがどれだけ偉い人間であっても、あるいは、将来どれだけ偉い人になったとしても、一日が24時間であることは変わりません。全人類が平等に一日24時間である以上、時短は誰にとってもまたいつまでも有用な術であり続けるでしょう。

それでは、時短は時間を生み出すためだけのものでしょうか。いいえ、違います。
時短によって業務の効率化ができれば、人より仕事を早くこなせたり、同じ時間でも人より多く仕事をこなせ、上司の覚えも良くなることでしょう。
ここで一つ私のエピソードを話させてください。私がまだGoogleに入って間もない頃、当時チームの技術リーダー的な役割だった先輩がいました。たまたま、私が彼に質問をして、彼が私の仕事を見ていた時に、私がエディターの設定をいじっていて、操作を高速化しているのを見て、「マサ、一体それどうやってるこの?すごいcoolじゃん!」と言われたのを今でも覚えています(もちろん実際は英語です)。

結局その後彼にはやり方を教えて、もちろん大変感謝をされました。彼はスタンフォード大学を優秀な成績で卒業して、Googleに入ったという絵に描いたようなエリートだったのですが、ここで言いたいのは、彼のようなエリートでも知らない時短術がたくさんあるということです。

本書は、業務におけるパソコン操作の、便利な初級~中級の小ワザをまとめた本です。パソコンの操作に時間がかかる、なんとなく自己流でパソコンを使っている、パソコン操作を効率化させたい、という人が本書の対象読者です。簡単だけれど、実は知らない操作で、知っていれば確実に時短につながるワザを紹介しています。

時短術を身につければ、もちろん自分自身のためになるだけでなく、誰にとっても有用なスキルなので、教えることで感謝されるということもあるでしょう。
つらつらと時短のことや私のことについて書いてきましたが、どのような形であれこの本が皆さんのビジネスライフにお役立ちできれば幸いです。
この本を手にとってくださったことも何かしらのご縁だと思っております。改めてありがとうございます、そして、楽しんでみてください!
井上真大

目次

第1章 – はじめに
全社会人必須の 基本設定
最短の効率化の第一歩 デスクトップをごみ箱のみにする
頻繁に使用するアプリやフォルダを 一瞬で開く
不要な機能や表示をなくして 効率化を高める
不要な通知をなくし 業務をスムーズに行う
開く既定アプリを決めておき すばやく編集する
マウス移動と文字入力の反応速度を劇的に向上させる
会社の機密情報を守るための 第一歩

第2章 – 1秒でも早く 習得すべき基本操作
文字入力を高速化する 9つの基本テクニック
辞書機能を使わずして 真の効率化は実現できない
ウィンドウを一瞬で 自由自在に操作する5つの方法
無駄なマウス操作は 排除せよ
複数のフォルダとファイルを 瞬時に選択する方法

第3章 – 「超」情報収集術
欲しい情報を手に入れる 超簡単テクニック7
Google検索の サジェスト機能を活用せよ
閲覧履歴を確実に消す方法と 注意点
ブックマークの 管理方法
ブラウザ起動時に最初に表示する Webサイトを設定すべし
Google検索の 「お手軽らくちん機能」
最強のパスワードの保存と 管理方法

第4 章 – すぐに使えて、 一生役立つ仕事術
3秒で目的のファイルを 開く方法
もう失敗しない! 必要な部分を必要なだけ印刷する方法
画像加工ソフト不要の画像編集方法

第5章 – 「伝わる資料」の作り方
伝わる資料を作るには 「誰に」「何を」伝えるかをとことん考える
わかりやすい資料を作る 7つの最強テクニック
文字の装飾は3種類を 適切に使いこなす
わかりやすさをアップさせるための 仕上げ

第6章 – データの見せ方と 整理の基本
表の最適な見せ方 5大ルール
最速でデータ入力を行う 02「7つの方法
たった4つの関数で しい「面倒な入力を自動化する
無駄な労力を徹底排除! 大量データの基本操作方法
最高に見やすいグラフを作る考え方とその方法

第7章 – すぐに役立つ! 効率的なメールの使い方
メール操作の 基本の「き」
署名に 定型文を登録しておく
大量メールを 高速で処理する方法
過去のメールを 最速で見つけ出す方法
大容量ファイルは 送るのではなく共有する
ミーティングとメールを 適切に使い分ける

第8 章 – パソコンを 最高の状態に保つ方法
まずはパソコンの状態を 確認すべし
不要なシステムを削除し、 パソコンの動作を高速化する
データを確実に守る 3つの方法
パソコンの動作が 04「突然重くなる原因

第9章
【挑戦編】 最高の効率化へ導く。 5つの提案
簡単なやり取りには、 チャットを使う
デオ会議の活用で さらなる効率化へ
常に最新のファイルを 共有しよう
ミーティングの設定は カレンダーを駆使すべし
クラウドメール「Gmail」を 活用する
ショートカットキー一覧
索引

井上 真大 (著)
出版社: SBクリエイティブ (2019/8/10)、出典:出版社HP

第1章
全社会人 必須の 基本設定
01 最短の効率化の第一歩デスクトップをごみ箱のみにする
02 頻繁に使用するアプリやフォルダを一瞬で開く
03 不要な機能や表示をなくして効率化を高める
04 不要な通知をなくし業務をスムーズに行う
05 開く既定アプリを決めておきすばやく編集する
06 マウス移動と文字入力の反応速度を劇的に向上させる
07 会社の機密情報を守るための第一歩

01最短の効率化の第一歩デスクトップをごみ箱のみにする

なぜデスクトップをごみ箱のみにするべきか
「はじめに」で、時短は手段であり、時短によって生み出した新たな時間で何をするかが目的と述べました。では、いよいよその方法の第一歩をお教えいたします。まずは下の画面を見てください。

これは筆者のデスクトップ画面です。
「ごみ箱」と1つのショートカットが右下にあるだけです(ごみ箱は非表示にもできますが、ごみ箱を空にする時などに再表示しなければならないので残しています。ショートカットはある理由から作成しています(p.38で説明しています)が、不要であればなくて構わないものです)。筆者は、ごみ箱以外はデスクトップにない状態がベストであると考えています。
あなたのデスクトップの状態はどうでしょうか?もしもデスクトップが煩雑になっており、不要なものがあったなら、すべて取り除いてしまいましょう。

デスクトップに必要なショートカットキーや、普段使っているフォルダを配置しているので、どうしても残しておきたいという場合は無理に削除・移動しなくても構いません。ただ、デスクトップ画面は基本的にその時使用しているソフトやアプリが表示されている場所です。ソフトやアプリを開いていて、デスクトップに置いているショートカットキーやフォルダがすぐにクリックできない場面などに遭遇したことはないでしょうか?
この状態から、一瞬で目的のアプリやフォルダ、ファイルにアクセスできるようになる方法を紹介します。

無理にこの方法を取る必要はありませんが、思い切って時短に取り組みたいという人は、これから説明する方法でデスクトップを整理してみましょう。やり直しも利く方法なので、安心して行えます。

デスクトップにあるものは「一旦」フォルダに格納する
煩雑なデスクトップを整理する方法を説明します。その方法とは、ごみ箱以外のすべてのアイコンを1つのフォルダに一時的に移動させるということです。
単純すぎる方法ですが、これが「一旦」整理するには最も手っ取り早い方法です。「一旦」と書きましたが、これには続きがあります。

さて、デスクトップに置いてあったファイルをすべてフォルダに格納できたでしょうか。
それでは、この状態のまま1~2週間ほど仕事をしてみましょう。デスクトップに置いていたショートカットキーやフォルダの中で、なくて何度も困ったものが出てきたでしょうか。これが、あなたが頻繁に使用するソフトやアプリ、またはフォルダです。
このソフトやアプリ、ファイルについては、タスクバーにピン止めしましょう(p.17)。フォルダは、エクスプローラーの「クイックアクセス」に設定します(p.19)。これらの方法で、一瞬で目的のアプリやフォルダ、ファイルを開けられます。
以上のように整理すると、デスクトップに配置していたショートカットキーやフォルダ、ファイルはほとんど必要なくなります。p.15でフォルダに避難していたショートカットキーなどを消してしまいましょう。
ですが、もしもこういった手段では回避できないということがあれば、デスクトップに戻して使いましょう。
デスクトップを真っ白の状態にすることが目的ではなく、快適にパソコンを使用できる環境を作ることが目的です。

02頻繁に使用するアプリやULTフォルダを一瞬で開く
頻繁に使うアプリを一瞬で起動する3つの方法
デスクトップにショートカットやフォルダ、ファイルを配置しなくても、すぐに各機能を起動させられる方法を説明していきます。
よく使うアプリをタスクバーにピン留めするあらかじめいくつかのアプリがピン留めされているので、まずそれらの中から必要のないアプリを外しましょう。そのあとに、実際に使用していくアプリをピン留めしていきます。

ヒント
ピン留めする個数は、パッと見てすぐにクリックできる個数までに限定しておいたほうがよいでしょう。
操作手順

外したいアプリのアイコン上で右クリックし、[タスクバーからピン留めを外す]をクリックする
ピン留めしたいアプリを起動する。すると、タスクバーにアイコンが表示される
アイコン上で右クリックして[タスクバーにピン留めする]をクリックする
ピン留めしたアプリのアイコンは、ドラッグ&ドロップして位置を変えられる。頻繁に使うものから順に左から右へ並べておくと使いやすい

時々使うアプリは検索窓で開く
次に、デスクトップになくて一、二度困ったアプリはあったでしょうか。または、経費の計算アプリなど、月に一度必ず開くものもあるかもしれません。そういったアプリについては、スタートメニューの横にある検索窓でアプリ名を入力し、検索して開くようにしましょう。
操作手順
デスクトップの検索窓をクリックする
検索窓にアプリ名を入力する(ここでは「Excel」と入力)
入力したキーワードを基に検索結果が表示されるので該当するアプリをクリックする」
アプリが起動する(ここではExcel)
◆頻用するフォルダやファイルを即座に開く方法
頻繁に使用するフォルダやファイルは、エクスプローラーの「クイックアクセス」に登録して即座に開けるようにしましょう。

操作手順
エクスプローラーでクイックアクセスに登録したいフォルダを開く
左のツリーに表示されている、クイックアクセスに登録したいフォルダを右クリックするとメニューが表示される
「クイックアクセスにピン留めする」をクリックする
次に、クイックアクセスに登録したフォルダを開く方法を説明します。
操作手順
エクスプローラーを起動する(※回+日を押せば一瞬で開く)
ツリーに表示されている「クイックアクセス」下の目的のフォルダをクリックする
フォルダが開く

03不要な機能や表示をなくして効率化を高める
ト不要な機能は百害あって一利なし
不要な機能や表示をなくし、操作の誤りをなくし、最短で目的のものが表示されるように設定しましょう。
トスタートを非表示にする
まずはスタートメニューを開くと毎回表示される「スタート」を非表示にします。
スタートメニューの右側にタイル状に表示されているのが「スタート」です。

操作手順
スタートのタイルの上で右クリックする。
[スタートからピン留めを外す]をクリック。0~2をすべてのタイルに行う
スタートボタンをクリックすると、「スタート」が表示されなくなる
自動で非表示にならない場合は、[スタート画面]の右端にマウスカーソルを重ね、左側にドラッグする
不要なアプリを削除する
これまでに一度も使ったことがない、またこれからも使う予定がないアプリは削除しましょう。判断に迷うものは、そのまま残しておいても大丈夫です。
アプリの削除は、スタートメニューから[設定]を呼び出して[アプリと機能]の画面で行います。
操作手順
スタートボタンをクリックし、[設定]ボタンをクリックする
設定画面が表示されるので、[アプリ]をクリックする。
[アプリと機能]の一覧から削除したいアプリを選択し、[アンインストール]をクリックすると、削除が開始される(アプリ毎に動作が異なるので、画面のメッセージに従って操作する)
トパソコン起動時に立ち上がる不要なアプリを削除
次に[スタートアップ]の整理をします。スタートアップに登録されたアプリはWindowsの起動と同時に読み込まれます。毎回、必ず使用するアプリなら起動の手間が省けて便利なのですが、めったに使うことのないアプリが登録されていると、その分だけ余計なメモリを消費してしまいます。そうしたアプリは「スタートアップ]から外しましょう。
操作手順
スタートボタンをクリックし、[設定]ボタンをクリックする
設定画面が表示されるので、[アプリ]をクリックする
[スタートアップ]をクリックする
[スタートアップアプリ]一覧の右側にあるボタンをクリックして[オフ]にする。

04不要な通知をなくし業務をスムーズに行う
Windowsからの通知機能をオフにする
パソコンで作業している最中にWindowsやアプリから通知を受けることがあります。
「パソコンが外部から攻撃されている」「ウィルスに感染している」など、急を要するものであれば仕方がありませんが、たいていは「あと」で確認すればよいものばかりです。
筆者は、そうした不要不急ではない通知に作業の邪魔をされたくないので、Windowsからの通知は基本「オフ」に設定し、通知があればあとから確認・対処するようにしています。
操作手順
不必要なメッセージが表示されてしまっている
スタートメニューから[設定]→[システム]→[通知とアクション]の順にクリックする
必要のない通知を[オフ]に設定する。
[設定]→[システム]→[集中モード]の順にクリックし、[重要な通知のみ]に設定してもよい
トプレゼン中に通知を表示させない
「自動規則]にある「ディスプレイを複製しているとき]がオ
ン]になっていると、プレゼンテーション中(操作に使用するパソコンの画面を別のディスプレイやスクリーンに複製表示しているとき)は、すべての通知が表示されなくなります。初期設定では[オン]に設定されていますが、念のため確認しておきましょう。
操作手順
スタートメニューから[設定]→[システム]→[通知とアクション]の順にクリックし、[自動規則]の[ディスプレイを複製しているとき]をオンにする

05開く既定アプリを決めておきすばやく編集する
ファイルの種類ごとに開く既定アプリを決めておく
たとえばWordで作成したファイルをダブルクリックして開くと自動的にWordが起動して該当のファイルがWordで開きます。また、デジカメで撮影した写真やインターネットでダウンロードした画像ファイルをダブルクリックすると、「フォト」というアプリが起動して写真が表示されると思います。
これらは、ファイルの種類ごとにどのアプリで開くのかあらかじめ設定されているので、このような動作をします。
ですが、たとえば画像ファイルは他の使い慣れたアプリで開きたい、テキストファイルはメモ帳ではなく他のテキストエディタで編集したい、といった場合はないでしょうか。そのようなときは、ファイルの種類ごとに開くアプリを設定し直してしまいましょう。
・ファイルを開く既定のアプリを設定する
「どのファイルをどのアプリで開くか」設定することをファイルの関連付けといいます。ファイルの関連付けは、ユーザーが自由に変更できます。開くアプリを設定し直したい場合は、ファイルの関連付けを見直しましょう。
操作手順
設定を変更したいファイルのアイコン上で右クリックして、[プロパティ]をクリック。[ファイル名のプロパティ]画面で[プログラム]の右側にある[変更]ボタンをクリックする
「今後の~ファイルを開く方法を選んでください。」と表示されるので、[その他のオプション]から指定したいアプリを選択して[OK]ボタンをクリックすると
これで次回からは設定したアプリでファイルが開くようになります。
・「今回だけ」異なるアプリで開く
ときどき、「今回だけ」いつもとは違うアプリでファイルを開きたいというケースがあります。そのようなときは「プログラムから開く]を使ってファイルを開きましょう。
操作手順
ファイルのアイコン上で右クリックし、[プログラムから開く]をクリックし、次に表示されるメニューから開きたいアプリを選択(表示されていなければ「別のプログラムを選択]を選択)してファイルを開く
ヒント
上記のように[プログラムから開く]をクリックすると、ファイルによっては、下図のような画面が表示される場合があります。その場合は下の説明のように操作してください。

1で一覧に目的のアプリが表示されていない場合は、「別のプログラムを選択]をクリックし、[このファイルを開く方法を選んでください。]で開きたいアプリを選択し、[OK]ボタンをクリックすると、ファイルが開く

ヒント
上図の画面の[常にこのアプリを使って~ファイルを開く]にチェックして、選択したアプリでファイルを開くと、その選択アプリが既定アプリになります。

井上 真大 (著)
出版社: SBクリエイティブ (2019/8/10)、出典:出版社HP