【レビュー】図解まるわかり ビジネス力をグンと上げる整理術の基本

できる人はココが違う!

自宅の勉強机やオフィスの自分の机などが散らかっていて、必要なものが見当たらず、勉強・仕事がうまくいかない…。『図解まるわかり ビジネス力をグンと上げる整理術の基本/新星出版社』には、そのような人たちのための“整理上手になるコツ”が、「整理上手になる」「ものの整理術」「書類の整理術」「時間の整理術」「手帳の整理術」「ノート&メモの整理術」「パソコンの整理術」「思考の整理術」「達人の整理術」の9つの章に分かれて述べられています。それぞれの章の中では、様々な整理術が図表を用いて端的かつ詳細に書かれているので、整理の苦手な人に大変おすすめな本となっています。

●整理の基本は①戻す、②分ける、③捨てる
この項目は、第1章「整理上手になる」の第2項目にあります。整理の苦手な人は、使ったもの元々あったところに戻さずに、そのまま放り投げて次のことに取り組んでしまいます。それを繰り返していくと、気づけば机の上がいっぱいになっていて、仕事や勉強に取り組めない状態になっている。また別の人は、同じ種類の書籍が全く違う場所にあったり、「とりあえず取っておく」と言って、不必要なものを捨てなかったりします。常に「①戻す、②分ける、③捨てる」というのは整理の核となります。

●スケジュールどおりに進めるための秘策
整理といえば、物の整理を思い浮かべる人が大多数だと思うが、本書では時間の整理術も述べられています。第4章「時間の整理術」の第2項目では、予定をスケジュール通りに進めるためのコツとして、①「あらかじめ空白の時間を作る」②「スケジュールは終わりから逆算する」という2つを紹介しています。2つに共通して言えることは、余裕を持ってスケジュールを立てるということ、または予定と予定の間やスケジュールの終わりに空きの時間を作っておくことで、交通の乱れや相手の予定変更などの不測の事態への対応力が大きく変わってくるといいます。

新星出版社編集部 (編集)
出版社: 新星出版社 (2011/3/1)、出典:出版社HP

はじめに

3分後に使う資料がどうしても出てこない→再度 作るはめになる→急いで作ったゆえに不備があり仕 事がうまくいかず、上司に叱責される……。そんな 覚えはありませんか? そういう人は皆、あきらめ たように、
「自分には整理の才能がない。整理がうまくいくはず がない」
と言います。でも本当にそうでしょうか? 整理を する才能とは特別なものなのでしょうか?

実は,整理 に才能なんてありません。整理とは毎 日毎日、仕事をしていく中でちょっとしたことを心が け、習慣づけるだけのことなのです。
たとえば、あなたはひとつの仕事が終わったら次の 仕事に入る前に、ざっと机の上を片づけていますか? 3年前に終わった仕事の書類で、ここ2年はまったく見ていないものが机の引き出しに入っていませんか? 本体は捨ててしまった昔のパソコンの説明書を後生大 事に持っていませんか?

ひとつでも当てはまったなら整理がうまくいかなく て当たり前です。
本書に難しい整理方法はひとつもありません。ファ イルや手帳のメーカーの方などに取材し、リアルなプ ロのアドバイスを元に、基本的なのに目からウロコな ちょっとしたテクニックをいろいろと紹介しています。

「整理するのはめんどうだ」
「忙しくて整理をしている暇がない」
「あまりにもごちゃごちゃでどこから手をつけたらよ いか皆目見当がつかない」
そんな方にこそ、整理上手になれるコツが詰まってい る本書をおすすめします。ぜひ、実践してみてください。

新星出版社編集部 (編集)
出版社: 新星出版社 (2011/3/1)、出典:出版社HP

 

目次

第1章整理上手になる
1 あなたの整理指数は何パーセント?
2 整理の基本は1戻す、2分ける、3捨てる
3 カンタン整理のための5つのしくみ
4 整理の達人のタイムスケジュール
5 整理を習慣にするにはサイクル作りが必要
6捨てるルールを機械的に決める
7分けるルールは単純かつ矛盾のないものに
8テーマ分けするときは大まかに
9 必要頻度や時間軸で分ければ矛盾が生まれない
10 情報は入ってきたときにまず分別
11 情報の5W2Hを考えると整理しやすい
12 優先順位を見極めることで整理も進む
13 色・形・大きさ・形式をそろえるのが整理の鉄則
14 整理と整とんの違いをはっきり認識する
15 ひとつの仕事が終わったらまとめることで後に生きる
16「無理せず自分なりに」が長続きの秘訣
17 混乱したら離れてみるのもひとつのやり方
18 整理することで得られる。時間、という財産

第2章 ものの整理術
1 整理が必要なのはずばりココ!
2 ものの整理の基本・5原則
3 機能的なオフィス空間の作り方
4 すっきりオフィス実現のための3カ条
5「机の上はいつもきれい」を実現するコツ
6 机の引き出しをもうブラックボックス化しない!
7 あると役立つ机まわりの整理小物
8 ごちゃごちゃ机を一気にきれいに!
9 収納庫の賢い整理方法 –
10 散らばりがちな文具の片づけ方
11百均グッズで快適な環境を作る
12 名刺整理は最初が肝心!
13名刺のファイリングを徹底検証
14雑誌&本は「自炊」整理が省スペースにつながる
15 かばんの中も徹底的に整理する
16 身軽に&ちゃんと出張するためのコツ
17財布の中もしっかり整理しよう

第3章書類の整理術
1 オフィス無法地帯はこうして生まれる
2 仕事をスムーズに進める書類管理テク
3 覚えておきたいファイリングの鉄則
4 ファイリング=捨てること。並べることではない
5 オフィスの書類は全体の2割まで減らせる
6 ファイルの基本はまず「立てる」
7 ファイルは見出しづけのルール作りが大事
8 色の持つ力をファイリングに応用
9 保存期間を決めることがファイル管理の肝

第4章時間の整理術
1 時間には自分時間と他人時間がある
2 スケジュールどおりに進めるための秘策
3 中・長期スケジュール作成のススメ
4 すき間時間を上手に利用する
5 スケジュールの上手な立て方
6 チェック&見直しが時間管理のポイント
7 Todoリストの上手な活用方法

第5章 手帳の整理術
1 手帳はスケジュールだけを書くものではない
2 手帳のサイズを選ぶ
3 スケジュールの形で手帳を選ぶ
4 あなたに向く究極の手帳を探す
5 綴じ手帳とシステム手帳、どちらが便利?
6 簡単チャートであなた好みの手帳を判断
7 システム手帳の基本を知る
8 これがあればシステム手帳はより便利に
9 手帳に合う筆記具選び
10タイプ別手帳の使い方。
〈ウイークリー+メモタイプ〉
11 タイプ別手帳の選び方のバーチカルタイプ>
12 タイプ別手帳の選び方◎〈見開き1週間タイプ〉
13 タイプ別手帳の選び方の〈カレンダータイプ〉
14 プライベートと仕事を手帳で使い分け
15複数のツールでスケジュール管理するコツ
16 手帳を切り替えるとき注意したいこと
17 アドレス帳の上手な使い方
18 粘着メモをうまく活用しよう
19 手帳+αでもっと便利に使いこなす

第6章 ノート&メモの整理術
1ノートの必要冊数は人により違う
2ノートの基本的な使い方
3 ノートの書き方の基本テクニック
4 ノートは見返すことでもっと役立つ!
5 メモを有効活用するために知っておきたいこと
6 伝言メモは正確かつわかりやすく
7 たかがメモ、されどメモ。メモはこんなに役に立つ

第7章 パソコンの整理術
1 デスクトップの整理方法
2 ファイルの名前は管理しやすい形に
3 画像ファイルの整理の仕方 |
4 外出先で役立つパソコン管理術
5 エクセルをもっと使いこなす!
6 メールのカンタン整理方法
7 ウェブの情報整理術
8 バックアップの基本をマスター
9 データを共有するときの約束事

第8章 思考の整理術
1 ややこしい問題を整理→解決する手順
2 アイデアをたくさん出す方法
2.1 ブレインストーミング法
2.2 ブレインライティング法
2.3 カードBS法
2.4 カードBW法
2.5 チェックリスト法
2.6 マトリックス法
2.7 NM法
2.8 ゴードン法
3 アイデアやデータをうまくまとめる方法
3.1 KJ法
3.2 クロス法
3.3 ブロック法|
3.4 フィッシュボーン法
3.5 ストーリー法

コラム達人の整理術
1 文書の保管量を制限した上で定期的に文書を整理し紙情報を減らす
2人間が管理できる書類の量には限度があるものです
3ポスト・イット 製品はケースバイケースでの使い分けがポイントです
4時間管理をするために手帳はビジネスマンの必需品です
5固定観念にしばられずもっと自由にノートを使ってほしいです
6ちょっとしたひと手間でパソコンの煩雑な作業は軽減されます
7 問題解決したいなら発散→収束技法を覚えるとよいでしょう

新星出版社編集部 (編集)
出版社: 新星出版社 (2011/3/1)、出典:出版社HP