【レビュー】ミスなくすばやく仕事をする技術

最低限で仕事を早く、正確に

本書は、NOC日本アウトソーシング株式会社の業務コンサルティング部部長である成吉新一氏による著作で、仕事上で新たなプロジェクトが始まる際などに多くの人が研修を経たにも関わらずつまずいてしまう事柄に焦点を当て、仕事を効率的にこなすためには何を最低限押さえておくべきなのかについてまとめたノウハウ本となっています。

構成としては第1章日常編、第2章引き継ぎ編、第3章トラブル編、第4章業務改善編、第5章PC編の全5章となっており、目次を見て状況ごとの対処法やノウハウを索引することも可能です。章内の各トピックは、発生する問題などとそれに対する解決策や対処法も同時に示された概説的なタイトルになっており、またほとんどのページで図表などが用いられながら説明されているので、とても分かりやすく読むことができます。

第1章日常編では、日常的によくあるミスとそれをなくす方法が述べられており、第2章引き継ぎ編では、突然の異動や退職、入院などで発生する引き継ぎにおける対応の仕方が説明されています。第3章トラブル編は、業務時によくあるトラブルが発生した際にどのように対処すべきかについてまとめられており、第4章業務改善編では、自身の業務の改善をする際にどのように改善されるべきかというコツが説明されています。第5章PC編では、PCの操作を速く正確にするために必要なテクニックがまとめられており、効率的なPC業務をするための方法が説明されています。

本書は、人は必ずつまずくものであるということを踏まえ、その中でも楽しく仕事をしていくために知っておくべきことが分かりやすくまとめられているため、これから新卒として仕事を始める人や、仕事に携わる全ての人にとって読んで損はないものであると言えます。

成吉新一 (著)
秀和システム (2017/7/15)、出典:出版社HP

はじめに

私の勤めているアウトソーシング会社では、クライアントの業 務の一部を切り出して、請け負っています。さまざまな企業のさまざまな仕事が対象です。従って、一般の企業と比較すると、何 十倍、何百倍もの種類や量の仕事を同時並行で動かしていることになります。

新しいプロジェクトが始まるとき、中途採用や新人といった経 験が浅い人たちが従事することになる場合もあります。当然、こ の方たちへはしっかり研修を行います。しかし、同じ研修をして も、そのまま何事もなく業務を行える人は2割程度しかいないのが常々の悩みでした。そこで、ここ10年ほど、それらの失敗をすべて検証したり、追加の研修を行い効果を計ったりしてみまし た。すると驚くことに、彼ら彼女らがつまずいている箇所が、ほぼ共通していることが判明したのです。

この本は、こうして集めたノウハウの中からさらに厳選して、「これだけ押さえればOK」というベストプラクティスをまとめています。従って「なぜ、自分の仕事はうまくいっていないのか」と悩んでいる方は、一読いただければ、必ず即効で改善につながる箇所があるはずです。

また、採用決定後、入社までの間「何をすればよいのか」「どうすればスタートダッシュを切れるのか」と考えている方にもうってつけです。

本書が、そんな不安を抱えながらも、日々業務と戦っている方 や、これから新しい仕事を控え不安に思っている方への一助となれば幸いです。
2017年7月 著者

目次

1 日常編
1また手順を間違えた! どうしよう?
「チェックリスト」を使ってミス、漏れを防ごう
2 さばく量が多くて、ついミスしてしまう
「進化形チェックリスト」で量に対応しよう
3 うまくいかない原因がわからない
「ホウレンソウ」で解決に導こう
4請求書の宛名と中身を間違えた!
「事前準備」で自動チェックしよう
5 時間がないので手抜きをしがち
「ホウレンソウ」で上手に調整しよう
6 そもそもどうして遅れたの?
「月間スケジュール表」で予定を管理しよう
7 上司から頼まれたことを忘れた!
「特処理管理表」でうっかりを防ごう
8メールの宛先の違いって?
「TO」「CC」 「BCC」の使い分けでミスを防ぎスピードアップ
9メールタイトルで相手を動かすには
「テーマ+依頼アクション」で相手を動かそう
10 メールの内容を読んでもらうには
「簡略、箇条書き、期限」の3つで訴求力を高めよう

2引き継ぎ編
1 引き継ぎで一番大切なことは? 「人は忘れる生き物」なのを忘れずに
2引き継ぎ計画はどうやって立てるの?
「業務一覧」で引き継ぎ計画を立てよう
3 どうやれば全体像が伝えられるの?
「業務概要」で全体を説明しよう
4 流れの説明が難しいときは? 「業務フロー」で流れを明確にしよう
5 引き継ぎの効率をよくするには?
「入出力」「連絡先」「注意事項」の各一覧で整理しよう
6 いよいよ引き継ぎ
正しい「マニュアル」でしっかり引き継ごう
7 マニュアルが古いままだったら?
古いマニュアルは「赤入れ」で再利用しよう
8 引き継ぎ直後はどうする?
「申し送りとセルフチェック」で解決しよう
9 引き継ぎの時間がないときは?
「業務一覧、業務フロー」だけで始めよう
10 引き継ぎを受けるときの心得は?
「メモと質問」で理解を深めよう

成吉新一 (著)
秀和システム (2017/7/15)、出典:出版社HP

 

3 トラブル編
1 トラブル発生! まずどうする?
まずは冷静に「事実の把握」から始めよう
2 トラブル処理で忘れてはいけないことは?
「経緯」や「証拠」を残しておこう
3 事態を確認した後は?
「ホウレンソウ」から対応を開始しよう
4 トラブル対応の心得は?
「原因」を突き止め正しく対処しよう
5 トラブル対応の管理方法は?
「トラブル対応管理表」で確実に対応しよう
6 個人が原因の場合、どうすればよい?
原因を「分類」して対策を考えよう
7組織が原因の場合、どうすればよい?
「社風」を変えよう
8 環境が変化したときは、どうすればよい?
「二度目」が起きないようにしよう
9 トラブルを活かすには?
「体験の共有」で組織をパワーアップしよう
10 トラブル報告書はどうまとめるの?
しっかりした「トラブル報告」で信頼を取り戻そう

4 業務改善編
1 業務改善ってどうやって進めるの?
「PDCAサイクル」で繰り返し改善しよう
2 PLANの立て方は?
「KPT法」でTryしよう
3 Do、Check、Action って何?
「Checkの方法とタイミング」を最初に決めよう
4 PDCAがうまくいかない!
「無理な計画」を見直そう
5 環境の変化への対応は?
「仕事への興味」でアンテナを立てよう
6 システムテストに参加することになった!
「説明会」で現状とのギャップを確認しよう
7受け入れテストって何?
「テストシナリオ」を作ってテストをすること
8 並行ランって何?
「マニュアルとシステム」の両方を検証すること
9 システム開発を依頼することになったら
簡単に「要件」をまとめよう
10 そもそも社内でやるべき業務?
「アウトソーシング」で解決しよう

5 PC編
1 キーボードを打つのが遅い
「タッチタイピング」で飛躍的にスピードアップしよう
2 PC操作をさらに加速させるには?
「ショートカットキー」でさらに加速しよう
3 ファイル操作って難しい?
誤って削除したファイルを「回復する方法」を知っておこう
4 Wordとのつきあい方
Wordの「お節介」の止め方を知ろう
5 Excelとのつきあい方
Excelの「お節介」を止め、さらに便利に使おう
6 Outlookとのつきあい方
Outlookの「お節介」を止め、さらに便利に使おう
7 PowerPointとのつきあい方
PowerPointの「お節介」の止め方を知ろう
8 テキストファイルって何?
これだけ押さえれば「テキストファイル使い」になれる
9 処理の前後でファイルを比較するには?
「結果の検証作業」を確実、簡単にする方法を知ろう
10 PCが故障したとき、ウイルスに感染したとき
「パニック」にならずに対処しよう

成吉新一 (著)
秀和システム (2017/7/15)、出典:出版社HP
成吉新一 (著)
秀和システム (2017/7/15)、出典:出版社HP