【レビュー】ショートカットキー時短ワザ大全 早く帰るコツは“手元”にあった!

これなら忘れない!

本書は、ショートカットキーによる業務効率化エバンジェリストである辻村司氏による著作で、個人個人のPC業務における生産性向上の実現を目的としています。

全7章の構成で、それぞれ「Windows 〜定時帰りはここから始まる! Windowsの時短〜」、「ブラウザ 〜意外と知らないブラウザの時短〜」、「Outlook 〜「メール残業」を減らすOutlookの時短〜」、「Excel 〜圧倒的な効果のあるExcelの時短〜」、「Word 〜文書仕事がみるみる片付くWordの時短〜」、「PowerPoint 〜スライド作りを加速するPowerPointの時短〜」、「Gmail 〜メールのストレスから解放するGmailの時短〜」という章題となっております。

また目次を見ると、第1章では例えば「スタートメニューを表示する」や「ファイルを上書き保存する」など、ショートカット内容の項目がページ番号と共に細かく記載されており、知りたいショートカットを索引して学ぶことも可能になっています。本編を見ると、1ページにつき約2~3つのショートカット方法がキーボードの位置の図と共に説明されており、とてもわかりやすい内容になっています。

Windowsの章では、ショートカットキーを使うか使わないかで作業時間に年間60時間以上の差が出ると言われているという説明が最初に添えられ、続いてWindows PCにおける基本操作や入力、ファイル・フォルダなどでのショートカット方法が紹介されています。ブラウザの章では意外と知られていないGoogle ChromeとMicrosoft Edgeでの便利な操作方法、Outlookの章では仕事において必要不可欠なメールの送受信以外にも予定表やタスク管理を行えるOutlookの便利な操作方法を知ることができます。

本書では他にも、単純な入力操作を多く行うからこそ時短すれば大幅に時間をセーブできるExcel、単純作業の効率化によって文書内容の方により力を注ぐことができるWord、プレゼンの機会が少ない人がいざという時に慌ててしまいがちなPowerPoint、メール以外にもToDoリスト化やカレンダー、ドキュメントなど便利な機能が多いGmailでの、時短が叶うショートカットを豊富に知ることができます。

本書はPC業務をする人が時間短縮や作業の効率化を実現することができるショートカットを分かりやすく紹介するノウハウ本であり、仕事などで作業に時間がかかっていると感じている場合には確認してみましょう。

辻村 司 (著)
SBクリエイティブ (2019/9/19)、出典:出版社HP

 はじめに

実は身近にあった一生モノの時短テクニック
「ショートカットキー操作なんて昔覚えたよ…」
「マウスでもキーボードでもそんなに時間は変わらなくない?」
「仕事術っていうには地味すぎる…」

私がこの本のアイデアを周りの人に話したとき、こんなことを言われました。

しかし一見地味に見えますが、誰にでも関係があり、明日からすぐに効果が上が
るのが「ショートカットキーによる作業の効率化」なのです。

私たちが「仕事」と呼んでいるものはなんでしょうか。一口に「仕事をする」といっても、細かい作業によって構成されています。

・Wordで企画書や報告書を作る
・Excelに今月の発注数を入力する
・会議資料を印刷する
・取引先からのメールに返信する

・・・いや、これでもまだ粗いかもしれませんね。さらに細かく分解していきましょう。
「書類作成」というタスクの中でも、

・テキストを切り貼りする
・段落を箇条書きに設定する
・3分に1回上書き保存する
・フォントを太字にして見出しを作る

こういう細かいマイクロタスクによって、私たちの1日は組み立てられています。

そして「500回、1000回におよぶ小さな動作の繰り返し」によって、私たちが「仕事」と呼んでいる時間ができているのです。

今、世の中は働き方改革によって「時間は短くして、生産性を上げよう」という方向に動いています。「時短」というと「ダラダラ会議をなくそう」や「資料はシンプルなフォーマットにしよう」というのが思いつきますね。

しかし、私たち個人1人1人のレベルで、もっと身近で、もっと効果的な「時短」の提案があります。それこそが、ショートカットキーをこの機会に覚えなおしてみようということです。

使いこなすと仕事が速くなるショートカットキー操作

私のエピソードをお話しましょう。私は約10年前、大学を卒業し、とある出版社に勤務しました。当時はキーボード操作の存在を知らず、Ctrl+C → Curl+Vでできるコピー&ペーストを、右クリックでわざわざ選択していましたし、Ctrl+Sでできるファイルの上書き保存を「ファイル」タブから行っていました。

指導担当の先輩に契約書の入力方法を教えてもらっているときに、ウィンドウをキーボードだけで自在に最大化や最小化し、ワンタッチで軽快に閉じているのを見 て、「どうやるんだろう」と思ったことがあります。社内のエンジニアが1つのディスプレイを画面分割して、2つのウィンドウを見比べながら入力しているのを見かけ、「パソコン仕事にはまだまだ自分が知らないライフハックがたくさんあるんだなぁ」と感心したことも覚えています。

その日以降、自分ももっと快適にPC操作ができるようになるため、Googleで検索して出てきたショートカットキー一覧サイトをお気に入りに入れて、キーボード操作を覚えようと決心しました。

特にCtrl+S(上書き保存)、Ctrl+C (コピー)、Ctrl+V(貼り付け)、Ctrl+Z (元に戻す)を覚えると、自分でも驚くほど、仕事が速く、快適になりました。
「今まで こんなに非効率的な使い方をしていたのか」と思うほどに。
でもひとつだけ問題がありました。やっぱりなかなか全部は覚えられない。あまりにも数が多くて、手に覚えさせる前に、マウス操作に戻ってしまう。

ショートカットは暗記よりも習慣化

それから5年経って営業職になり、ノートPCが支給されました。車の中や喫茶店など、マウスを使わない環境で仕事をすることも多くなってきました。ノートPCは、マウスのように軽快に動かないタッチパッドを使います。駐車場に停めた狭い車の中で、Excelで表を作ったり単価を入力する…。同じデータを何度も入力したり、度重なるウィンドウの切り替え、行全体を何度も入れ替え…。この時間が結構ストレスでした。

実際に脳科学では、色々な作業を同時に処理するようなマルチタスク(「タスク・ スイッチング」と呼ぶらしい)は、生産性を40%も低下させるそうです。

毎日の入力作業で煮詰まっていた私は、昔覚えかけたExcelのショートカットキーをもう一度覚えなおそうと思いました。そこで良いアイデアが閃いたんです。「自分 が覚えたいショートカットキー一覧をまとめて、画像に変換して、壁紙に設定しちゃえばいいじゃん」と。

これが思いのほか効果的でした。壁紙を見ながら、「列全体を選択するにはCtrl + スペース、セルの追加はCtrl+Shift++、アプリを終了するときは「Alt+F4…」と、 だんだんスムーズに行える動作が積み上がっていきました。

私が感じたのは、ショートカットキー操作は「頭」で覚えるものではなく「手」で覚えるもので、大事なのは「暗記」ではなく「習慣化」だということです。
私は今、ブラウザでの情報収集も、Excelの金額入力も、Wordの文書作成も、PowerPointのスライド作成も、Outlookのメール確認も、キーボードだけで操作 できるようになりました。そういう姿を見た同僚が、「PC操作うまいね」「仕事速い ね」と、ちょっと嬉しい言葉をかけてくれるようになりました。かつて自分が影響 を受けた人たちに、自分がなっていることに気付いたのです。

「こんな本があったらよかったな」を実現
本書は、地味だけど実は効果的なショートカット仕事術のノウハウを、「こんな本 があったらよかったな」という形でまとめたものです。
本書とは、他の実用書より少しだけ長く付き合ってください。知識を暗記してほ しいからではなく、使いこなせるようになってほしいからです。高校・大学受験で 覚えた、歴史の年号、英単語、あるいは化学記号みたいに、睨めっこしながら暗記
する必要はありません。

代わりに「こんなのがあるんだ」程度にさっと読んだら、明日からデスクに持っていってください。お金の計算をしているとき、仕様書を書いているとき、図やグ ラフを作っているとき、アンケートを集計しているとき、取引先に予定の連絡をするときに、「あ、そういえば、あの本に載っていたな…」とひっかかりを思い出して いただけるかもしれません。

そのときは、デスクの脇に置いた本書を開いてください。そうやって1つ1つの身 近な作業を、マウスからキーボードに移行させて日々を過ごしていくと、気付けば 驚くほどパソコン作業が速くなっているはずです。
人生100年、労働80年と言われる時代、これから沢山の「ラク」をするために、 本書を使って一度だけの回り道をしましょう!

辻村 司 (著)
SBクリエイティブ (2019/9/19)、出典:出版社HP

Contents 目次

はじめに
付録の利用方法、
目次
VS 〜定時帰りはここから始まる! Windowsの時短~
これを覚えずには始まらない! 重要ショートカットキー10選
基本操作
スタートメニューを表示する
デスクトップを表示する
Cortanaを起動する
タスクバーからアプリを起動する
アプリやウィンドウを順に切り替える
パソコンをロックする
パソコン内のファイルを検索する
設定画面を表示する
アクションセンターを表示する
すべての項目を選択する
複数の項目を選択する
項目をコピーする
項目を切り取る
項目を貼り付ける
クリップボードの履歴を表示する
ファイルを上書き保存する
ファイルを「名前を付けて保存」する
操作を元に戻す
元に戻した操作をやり直す
ファイルを開く
新規ウィンドウを開く/ファイルを作成する
ファイルを印刷する
入力
ローマ字入力とかな入力を切り替える
アルファベットを大文字に固定する
「カタカナに変換する
英数字に変換する
挿入/上書き入力を切り替える
変換を取り消す
行頭に移動する
1文字ずつ選択する
前の単語の先頭にカーソルを移動する
行末まで選択範囲を拡張する
行頭まで選択範囲を拡張する
時短のスゴ技!
辞書登録
ファイル・フォルダ
エクスプローラーを起動する
1項目を検索する
アイコンの表示形式を変更する
ウィンドウの操作
新しいフォルダを作成する
前のフォルダ表示に戻る
戻る前のフォルダ表示に進む
親フォルダに移動する
プロパティを表示する
項目の名前を変更する
時短のスゴ技!ファイル名をまとめて素早く変更する
ファイルをゴミ箱に入れる
項目を完全に削除する
アプリを終了し、ウィンドウを閉じる
プレビューパネルを表示する
時短のスゴ技! 右クリック→「送る」メニューにショートカットを登録
ウィンドウを最大化・最小化する
ウィンドウを左半分右半分に合わせる
作業中のウィンドウ以外をまとめて最小化する
アドレスバーにパスを表示する
ダイアログボックス
ダイアログボックスの入力項目を移動する
ダイアログボックスのパネルを切り替える
ダイアログボックスで選択した内容を確定する
ダイアログボックスのチェックのオン/オフを切り替える
ダイアログボックスの入力候補を開く
画面
マルチディスプレイの表示モードを選択する
スクリーンショットを撮影する
スクリーンショットを撮影して保存する
指定した範囲のスクリーンショットを撮影する
システム
「ファイル名を指定して実行」を表示する
セキュリティオプションを表示する
「タスクマネージャー」を起動する
クイックリンクメニューを表示する
拡大鏡を起動する
時短のスゴ技! Windows Ink Workspaceを起動する

~意外と知らないブラウザの時短~
これを覚えずには始まらない! 重要ショートカットキー10選
ウィンドウとタブ
新しいタブを開く。
タブを閉じる
ブラウザを終了する。
タブを順に切り替える
前(左側)のタブに順に切り替える
1つ左・右のタブに移動する
特定のタブに切り替える
一番右のタブを表示する
最後に閉じたタブを再度開く
検索とアドレスバー ページ閲覧
新しいウィンドウを開く
シークレットウィンドウを開く
InPrivateウィンドウを開く
検索とアドレスバー
アドレスバーを選択する
前後のページを表示する
ページ閲覧
ホームページに戻る
ページ内の最上部・最下部に移動する
クリック可能な項目を移動する
ページを再読み込みする(更新する)
ページの読み込みを停止する
ページ表示を拡大・縮小する
ページ表示を元の倍率に戻す
時短のスゴ技! 画面分割で2つのアプリを並べて操作
1画面分だけ上下にスクロールする
ブックマーク
ページをブックマーク(お気に入り)に登録する
ブックマークバーの表示/非表示を切り替える
メニュー
Webページを印刷する
表示しているページを保存する
Chromeメニューを開く
履歴画面を表示する
閲覧履歴を削除する

~「メール残業」を減らすOutlookの時短~
これを覚えずには始まらない! 重要ショートカットキー10選
画面の切り替え
Outlookの表示モードを切り替える
各種フォルダへ移動する
メールを別のウィンドウで開く
受信トレイに切り替える
送信トレイに切り替える
メール作成
メールを送信する
新しいメールを作成する
メールに返信する
宛先の全員にメールを返信する
メールを転送する
時短のスゴ技!メールの誤送信防止に「仕分けルール」を設定
メールの整理と閲覧
メールを操作し開く
メールのウィンドウを閉じる
別ウィンドウで前後のメールを表示する
メールを削除する
作成中のメールのフォントサイズを変更する
メールを未読にする
新着メールを確認する
メールの検索ボックスに移動する
予定表
予定を作成する。
予定表の表示形式を切り替える
前後の週に移動する
前後の月に移動する
特定の日数の予定表を表示する
指定した日付の予定表を表示する
会議の出席依頼をする
メールの返信から会議の出席依頼を表示する
連絡先
連絡先を追加する
アドレス帳を開く。
タスク
タスクを追加する
タスクを完了する
メールや連絡先にフラグを設定する
時短のスゴ技! クイックパーツを登録する

圧倒的な効果のあるExcelの時短~
これを覚えずには始まらない! 重要ショートカットキー10選
操作の繰り返し
セルに対する操作を繰り返す
時短のスゴ技! オートコレクトとオートコンプリートの無効化
データ入力
セル内のデータを編集する
セル内で改行する
同じデータを複数のセルに入力する
セルをコピーする
コピーしたセルを貼り付ける
上のセルをコピーする
左のセルのデータをコピーする
上のセルの値だけをコピーする
上のセルの数式をコピーする
同じ列のデータ(値)をリストから入力する
フラッシュフィルを利用する
日付を入力する
現在時刻を入力する
数式
合計を入力する
セルの数式を表示する
関数のダイアログボックスを表示する
セルの挿入・削除
セルを挿入する
セルを削除する
セルの移動
入力後に上のセルに移動する
入力後に右のセルに移動する
入力後に左のセルに移動する
セルA1に移動する
表の最後のセルに移動する
表の端のセルに移動する
セルの選択範囲
指定したセルに移動する
セルの選択範囲を拡張する
表全体を選択する
一連のデータを選択する
列全体を選択する
行全体を選択する
「選択範囲に追加」モードにする
「選択範囲の拡張」モードにする
表の最後のセルまで選択する
行と列
列を非表示にする
行を非表示にする。
罫線
外枠罫線を引く
罫線を削除する
書式
文字に取り消し線を引く
「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示する
パーセント (%)の表示形式にする
通貨の表示形式にする
桁区切り記号を付ける
標準の表示形式に戻す
データ分析
表をテーブルに変換する
ピボットテーブルを作成する
グラフを作成する
フィルターを設定する
クイック分析を使う
検索・置換
データを検索する
データを置換する
その他
ワークシートを追加する
行・列をグループ化する
コメント(メモ)を挿入する
時短のスゴ技! ファイル情報を確認しておこう

文書仕事がみるみる片付くWordの時短~
これを覚えずには始まらない! 重要ショートカットキー10選
文字の配置
時短のスゴ技! おすすめ初期設定
文字を中央揃えにする
文字を右揃えにする
文字を左揃えにする
文字を両端揃えにする
文字の書式
太字に設定する
斜体に設定する。
下線を引く
文字を1ポイント拡大・縮小する
「フォントや色をまとめて設定する
文字を均等割り付けする
二重下線を引く
上(下)付き文字にする
設定した文字書式を解除する
設定した段落書式を解除する
文字の選択
1行ずつ文字を選択する
1段落ずつ文字を選択する
文字を矩型選択モードで選択する
文字を拡張選択モードで選択する
カーソルの移動
前後の段落に移動する
特定のページに移動する
文書の先頭・末尾に移動する
前後のページの先頭に移動する
直前の編集位置へ移動する
文字の入力
改ページする
更新される日付を入力する
更新される現在時刻を入力する
著作権記号を入力する
アルファベットの大文字を小文字に変換する
段落(文章のまとまり)の上下を入れ替える
箇条書きに設定する
行間
行間を広げる
段落の行間を1行に戻す
段落前に間隔を追加する
インデント
段落に左インデントを設定する
ぶら下げインデントを設定する
アウトライン
アウトライン表示に切り替える
段落のアウトラインレベルを変更する
アウトライン表示で段落の上下を入れ替える
見出し以下の本文を折りたたむ
レベル1の見出しだけを表示する
標準スタイルを適用する
スタイル
文字や段落から書式だけをコピーして貼り付ける
文字数・校正
文書内の文字数や行数を表示する
スペルミスや文の間違いをチェックする
検索・置換
文書内を検索する
置換を実行する
時短のスゴ技! 文書を上下に画面分割して表示する

PowerPoint ~スライド作りを加速するPowerPointの時短~
これを覚えずには始まらない! 重要ショートカットキー10選
スライド
新しいスライドを追加する
スライドやオブジェクトを複製する
スライドのレイアウトを変更する
スライドのテーマを変更する
非表示スライドに設定する
アウトライン
アウトライン表示に切り替える
次のプレースホルダー(入力エリア)に移動する
複数のオブジェクトをグループ化する
時級のスゴ技!すぐに図形を出せる環境を作る
オブジェクトの大きさを変更する
オブジェクトを回転する
フォントや色をまとめて設定する。
表示の切り替え
領域(ペイン)間を移動する
時短のスゴ技!ルーラーグリッド・ガイドの設定を使いこなす
スライド一覧に切り替える
スライドショー
スライドショーを開始する
スライドショーの途中でスライドを選択する
指定したスライドに移動する
スライドショーの表示を中断する
表示中のスライドを拡大・縮小する
マウスポインターをレーザーポインターに変更する
マウスポインターをペンに変更する
スライドへの書き込みを消去する

Gmail~メールのストレスから解放するGmailの時短~
これを覚えずには始まらない! 重要ショートカットキー10選
時短のスゴ技! ショートカットキーの設定をONにする
メール作成
新しいメールを作成する
メールを送信する。
Ccに宛先を追加する |
Bccに宛先を追加する
書式なしで文字を貼り付ける
メールに返信する
メールを全員に返信する
メールを転送する
時短のスゴ技! 署名の設定と誤送信防止
メール管理
スレッドをスヌーズする
メールを検索する
メールにスターを付ける
ToDoリスト
ToDoリストに追加する
ToDoリストを表示する
一覧の切り替え
「受信トレイ」を表示する
「送信済み」を表示する
「下書き」を表示する

辻村 司 (著)
SBクリエイティブ (2019/9/19)、出典:出版社HP